文档分类别简历文件夹，文档名称尽量能准确定位内容
我的分类如下：主管项目，主要包含各个项目的主体资料；待办事项，包含近几天急需处理的内容；月度文件，按月份归类待办事项中的需要存档的内容自己来往邮件；个人文件，主要包含一些私人文件；模板文件：主要包含公司的体系文件以及各种办公文件模板。
文件的名称要尽量详细，末尾后缀修改时间。
借助会博通综合文档管理系统：集中统一管理企业内部不同层级、类型的文档资料
分类自定义
会博通就像您操作系统中的资源管理器一样，可自定义管理分类（类和文件夹），用于管理不同类型、来源的文档资料。
属性自定义
提供信息属性的自定义，为系统不同类型的文档赋予对应的属性，例如合同、图纸、图书等不同的属性配置。
正文与附件
系统中的每一条信息均可实现区分正文与附件的管理。
份数管理
支持一式多份的文件管理，并可对应进行借阅、归还及发放登记。
个人文档管理
提供同样可自定义分类及对应属性的个人文档存储空间。
存放地点
可在系统中预览信息条目对应实体的位置定位，实现快速存取。
格式支持
基本支持所有不同格式的文件，可在线编辑及保存上传，常用的文档格式（如Office、PDF、图片等）可由系统插件管理。
多种存储方式
支持多服务器、数据库的存储管理，并可实现服务器、数据库间的数据转存或复制。
内容关联
可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。
文档汇编
提供基于搜索结果的编研成果目录发布，形成主题、成果等汇编文档。
在线编辑
可对文档实现在线编辑，并完美集成Office，不改变用户的文档操作习惯，使用便捷。
版本管理
每次修改均会保留历史版本，避免文档丢失及误操作。
变更管理
可对文档发起变更流程（可套用流程模板），变更过程中只能阅读，审定后替换成最新版本，并保存操作记录与历史变更版本。
自动编号
不仅可以按年度和文件字号自动产生编号，而且还能自定义编号方式。
提醒功能
可对每一份文档设置周期性的提醒（如过期、到期等）。
正文模板
可套用预先设计好的文档格式模板，适用于红头文件、合同、授权委托书等有固定格式的文档，支持关键属性的自动读写。
表格设计与打印
可使用预先设计好的表格格式，获取指定的信息属性形成文档清单。
回收中心
提供个人回收站及系统回收中心，误删文件可从回收站还原。
随着企业内部资料的增多，文件管理现在越来越受企业的重视，文件管理的本质是为了更妥善的存放文件，帮助节省后续查找的时间。想把文件集中储存管理，那么可以试一下这一款企业协同办公软件-无忧·企业在线文档。
无忧·企业在线文档是一款支持开源（提供100%源代码）、私有化部署（并支持SaaS模式与PaaS模式）、支持二次开发的企业级在线文档。功能齐全（表格、文档、脑图、流程图等等），操作便捷，简单易上手，无需培训。基本能够满足大家全场景的高效办公使用需求。
产品功能介绍：
开源：
在线编辑，协同办公：可多人同时编辑，目前是各个大小企业办公中必不可少的功能，协同办公在相同成本的情况下，大大的提高工作效率
便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
便捷操作：像书架一样的知识库的目录及大纲功能，让多篇文档结构化，形成一本本像书一样清晰易读的知识库，方便知识创作及沉淀。文章内容编辑时刻上手，无需培训。
完善的权限体系：组织、部门、菜单、角色、等权限体系，更加适合于企业管理
高效协同，支持团队管理，提供所有者、管理者、成员、普通游客等多种角色控制信息分享范围
支持多种文档：富文本、脑图、在线表格、画图等等。。。
简单好操作的文本编辑器
功能丰富强大的在线表格，你想要的功能都有
清晰极简的脑图编辑
协同办公，提升团队效率
强大的文库搜索引擎，轻松查找任何文档，任何内容，更加方便
多种应用扩展，更加轻松便捷
产品核心特色：
私有化部署：提供容器化部署方案，支持公有云、私有云的多种模式，满足不同场景需求，私有的才是安全的。
代码开源，目前开源的代码在gitee、github等代码托管平台开源，100%源码开放。
扩展性强，底层采用springcloud的基础框架，可以扩展海量并发，并且目前除了知识库，开发团队正在构建私有化的视频会议、邮件管理、任务管理等应用。
支持多种模式：支持多租户（SaaS），也支持单租户（PaaS）模式，后端自主控制
无忧文档目前版本1.3，下一个版本更新，会逐渐调整以下功能：
支持多人在线同时协同编辑
优化画图功能
模板管理
接入WPS
如果你有功能需求，欢迎留言提出来，我们将酌情考虑添加。
除了上述的功能，我们接下来还将逐步开源“项目任务管理”、“私有化的视频会议”、“企业内部管理系统”等等一些企业级应用PaaS产品。
我曾经很天真的以为，只要把计算机中的文档分文件夹存储好，想找文档的时候，就能随时找到。但是，当你电脑中的文档多到一定程度的时候，不借助工具是无法快速找到文件的。
虽然Windows系统自带查找功能，但是搜索结果比较慢，不是特别喜欢用。后来，自己也开始尝试各种第三方工具。现在，把自己曾经用过的文档管理工具分别介绍一下，大家可以根据自己的需求来选择。
1.everything。
这一款工具，想必很多人都比较熟悉。它能快速搜索本地文件，但是，它只能按照文件名称进行搜索。不能够按照内容进行搜索。
2.anytxt。
这一款工具可以按照文件内容进行搜索。同时，也能够按照文件名称进行搜索。但是，不知道是我下载软件版本的问题还是电脑系统的问题。搜索结果总是不太准确。
3.textseek。
这一款软件能够按照文件名称和文件内容进行搜索。而且搜索界面就像搜索引擎的搜索结果一样。非常简单明了。我曾经写过一篇图文，专门介绍过这款软件，大家感兴趣的可以看一下：本地文档搜索神器：它像搜索引擎一样，罗列出搜索结果。
所以说，要想管理好计算机中的文档，必须做好两件事。
要尽可能地将文档整理归类。比方说，你可以按照年份和月份建立文件夹：202101/202102等。你也可以按照文档的内容建立文件夹，比方说：工作总结、销售方案，然后将文件的名称进行统一规划，2021年1月工作计划、2021年2月工作计划等。
一定要借助一款自己熟悉的第三方工具，如果想要找东西的时候，能够特别快速地搜索出文档，并进行管理。
计算机文档的管理可以从以下几个方面入手：
一、保持简洁的桌面
可能有一些小伙伴认为这和管理文档好像没有半毛钱关系，其实不然。
试想一下，你在日常处理一些文件时时候经常顺手就拷贝到了桌面，然后在桌面上对这些文档进行操作，久而久之桌面的东西......堆积如山。
当某一天想查看某个内容时，在桌面找了许久都没有找到。最终发现它已经默默躺到了回收站里(东西一多随手被自己删除掉了）。
而此时如果你接触的是一个简洁的桌面，使用起来则完全不同。把桌面划分区块，比如“重要且紧急文件”、“重要不紧急文件”、“其他文件”等，平时从U盘等移动设备拷贝内容到电脑时，试着把文件拷贝到对应的区块。这样找起来会不会方便很多？
你也可以按照类型对桌面进行区块划分，比如“培训”、“单位”、“个人”等。这种划分区块的操作有很多软件可以实现，比如360桌面助手，猎豹桌面助手，腾讯桌面整理等，再专业一点可以试试Fences。
二、养成良好的命名习惯
有了桌面管理软件后，并不意味着你就能管理好你的电脑了，还要养成一个良好的文档命名习惯，方便以后查找。
比如我使用U盘的习惯就是在根目录下建立序号文件夹（如下图1），然后把对应的文档放到相应的文件夹中，而文档命名方面自己习惯用“时间+性质+（版本）.后缀名”来命名，比如“2018年度科室工作总结beta1.doc”。
文档命名可以根据自己的习惯来起，但千万不要是“新建word文档”、“新建文本文档”，那样是灾难性的命名法。一到紧急关头，你想找都找不到你想要的，虽然它可能就在你眼皮底下。
三、善用利器高效检索
当你拥有一个干净的桌面，也养成了给文件起名的好习惯后。再搭配上搜索利器你就能在电脑中快速定位到你想要的文件。
本地文件搜索利器推荐everything和filelocator，一个是文件名秒搜神器，另外那个嘛，即使你忘记了某个office文档的文件名，但记得该文档中有出现过某某关键字，那么也能用它实现精准定位。具体操作这里就不啰嗦了。
有需要的小伙伴可以关注小编后，私信回复“神器清单”获取下载链接。
四、你要了解的云办公时代
你是否碰到一些文档需要跨空间办公的情况，比如在家里弄了一半的工作总结，到单位后想继续干。
这样的情况你可以试试坚果云或者腾讯的小程序“最近文档随身”(如下图2，图3)。都是非常方便的云办公应用。而如果碰到一个文档需要多个人来查看修订的情况，比如活动策划方案、科室工作总结等，那么可以试试腾讯文档或石墨文档，支持多人在线协作编辑。
总结一下，文档的管理从简洁的桌面开始，平时养成一个命名的习惯，再配合搜索神器和云办公神器，基本就能让你的工作效率提升3倍以上。
1.Qdir:一款为整理文件而生的软件，分门别类，高效复制粘贴
同时打开10个窗口，高效复制、粘贴
任意一个窗口，同时打开多个文件夹：
根据不同场景，横排竖排任意切换：
通过qdir可以实现快速归类、整理，但这需要时间。有紧急事项需要查找时，需要用高效搜索软件解决问题。
2.everything+filelocator：高效搜索+复杂搜索
everything胜在高效、快速，几乎能满足所有场景，人人必备软件：
Filelocator：复杂的搜索它来完成，预览、深度：
其他搜索软件：TextSeek
解决了文件夹整理和搜索之后，需要进一步完善文件的层级、标签。
4.XYplorer：让文件管理更加酷炫，文字和颜色标签
酷炫实用的界面，功能齐全
文字标签、颜色标签，让归类一目了然：
它通过改造后，还是非常厉害的图片管理软件：
顶级大V评价它为：windows10中，最冷门好用的神器。
但XYplorer并非唯一的神器，还有很多。
5.Taglyst：清华大学选择的文件管理软件，一键导出文件清单列表
论给文件贴标签，没有比它更好的：
一键导出文件清单列表：
其他文件管理软件：
clover+Qttabbar：
totalcommander：
onecommander：
DirectoryOpus-更易用的文件管理器媲美TC
groupy：多个软件整合在一个窗口，便于编辑、切换，提高整理效率
拉轰出品，必属精品
有任何需要，请留言